Digitale Personalakte & Nachweismanagement

Jeder Nachweis.
Jede Frist.
Ein klarer Status.

KDPersonalakte verbindet digitale Personalakten mit Pflichtnachweisen, Prüfworkflows und automatischem Fristenmanagement – für klar geregelte HR-Prozesse über Mitarbeitende, Niederlassungen und Mandanten hinweg.

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4 Stufen

Eskalationslogik

30 · 60 · 90

Tage im Fristenblick

1 Status

für jede Akte

Fristen-Cockpit

Unternehmensweit · alle Niederlassungen

Überfällig

Bald fällig

Vollständig

Führerschein · Anna Berger

Niederlassung Köln · Eskalation an Leitung

−3 Tage

Arbeitserlaubnis · Miguel Santos

Niederlassung Essen · Mitarbeitender erinnert

21 Tage

Staplerschein · David Klein

Geprüft und freigegeben

Aktuell

Automatisch

Eskalation ans Management

Mandantenfähig

saubere Datentrennung

Vier-Augen-Prinzip

klare Dokumentprüfung

Audit-Log

Aktionen nachvollziehen

REST-API

Prozesse verbinden

Mehr als ein Dateiordner

Nachweise werden zu steuerbaren Prozessen.

Jede Dokumentart erhält ihre eigene Logik. Personalverantwortliche sehen nicht nur, was abgelegt ist, sondern auch, was fehlt, geprüft werden muss oder bald abläuft – vom Onboarding bis zum laufenden Beschäftigungsverhältnis.

Dokumenttyp-Regelwerk

Eine Regel, die für jede passende Personalakte mitdenkt.

Pflichtstatus, Mitarbeitergruppe, Ablaufdatum, Prüfintervall und Eskalation greifen als durchgängiger Prozess ineinander.

Dokumenttyp

Pflichtgruppe

Prüfung

Frist

Eskalation

Fristen

Ampel statt Excel-Chaos

30-, 60- und 90-Tage-Sichten priorisieren die nächsten Schritte. Berichte stehen als XLSX und CSV bereit.

kritischbeobachtenaktuell

Sicher prüfen

Hochgeladene Nachweise werden freigegeben oder begründet abgelehnt. Das Vier-Augen-Prinzip trennt Upload und Prüfung.

Dezentral organisiert

Mehrere Niederlassungsleitungen, Vertretungen und direkte Führungskräfte arbeiten in klar abgegrenzten Verantwortungsbereichen.

Mandantenfähig gedacht

Globale Dokumenttypen bleiben geschützt. Firmen passen eigene Kopien an und können sie kontrolliert auf den Standard zurücksetzen.

Onboarding mit System

Versionierte Personalfragebögen, digitale Freigaben und Checklisten führen Bewerbende, Führungskräfte und HR nachvollziehbar bis zum Arbeitsantritt.

ESS

Self-Service mit Freigabe

Beschäftigte laden Nachweise hoch und reichen Stammdatenänderungen ein. Berechtigte HR-Rollen prüfen und übernehmen die Angaben kontrolliert.

API

Berichte und Integrationen

XLSX-/CSV-Berichte, eine geschützte REST-API sowie Anbindungen an DATEV LODAS, ATOSS Time Control und WEBFLEET.connect unterstützen durchgängige Datenflüsse.

Vom Upload bis zur Eskalation

Ein Workflow, der niemanden im Unklaren lässt.

Beschäftigte, Führungskräfte und Administration sehen genau die Aufgaben und Informationen, für die sie verantwortlich sind.

Eigenen Ablauf besprechen

01

Nachweis hochladen

Beschäftigte oder Verantwortliche laden Dokumente in die private Personalakte. Eine SHA-256-Prüfsumme schützt die Dateiintegrität.
02

Prüfen und entscheiden

Berechtigte Führungskräfte prüfen den Nachweis, geben ihn frei oder lehnen ihn mit nachvollziehbarem Grund ab.
03

Frist automatisch überwachen

Gültigkeit und Prüfintervall des Dokumenttyps bestimmen, wann die nächste Wiedervorlage entsteht.
04

Gezielt eskalieren

Offene Aufgaben wandern stufenweise von Beschäftigten über Führung und Administration bis zum Management.

Für dezentrale Organisationen

Gebaut für Unternehmen mit vielen Standorten und Verantwortlichen.

Besonders geeignet für Logistik, Bau, technische Services, Pflege, Zeitarbeit sowie Filial- und Franchiseorganisationen mit wiederkehrenden Personalnachweisen.

Logistik Bau Technische Services Pflege Zeitarbeit Filial & Franchise

Personalabteilung

behält Vollständigkeit und Fristen im Blick

Führungskräfte

prüfen Nachweise ihrer zugeordneten Teams

Beschäftigte

laden eigene Dokumente sicher hoch

Unternehmensgruppen

steuern Standards über mehrere Mandanten

Monatliche Subscriptions

Ein Tarif, der zu Ihrem Nachweisprozess passt.

Die Einstiegspreise gelten je aktivem Beschäftigten und Monat. Der konkrete Leistungsumfang, die Einführung und die Konditionen werden im individuellen Angebot festgelegt.

Akte

Ordnung für jede Personalakte

Einstiegspreis netto

ab 3,50 € pro aktivem
Beschäftigten / Monat

+ 19 % USt.: 0,67 €*

Brutto: 4,17 €* je Beschäftigten / Monat

Mindestumsatz: 99,00 € netto + 18,81 € USt. = 117,81 € brutto / Monat

✓Digitale Personalakten
✓Employee Self-Service
✓Rollen und geschützte Dokumente
✓Standard-Dokumenttypen
✓Vertragsstammdaten und Basisberichte

Akte anfragen

Fristen und Nachweise aktiv steuern

Einstiegspreis netto

ab 5,50 € pro aktivem
Beschäftigten / Monat

+ 19 % USt.: 1,05 €*

Brutto: 6,55 €* je Beschäftigten / Monat

Mindestumsatz: 149,00 € netto + 28,31 € USt. = 177,31 € brutto / Monat

✓Alles aus Akte
✓Pflichtnachweise je Mitarbeitergruppe
✓Prüfworkflow und Vier-Augen-Prinzip
✓Prüfintervalle und vier Eskalationsstufen
✓Fristenampel, Exporte, Audit-Log und API

Compliance-Demo anfragen

Gruppe & Partner

Standards über Mandanten hinweg

Nettopreis

Individuell

nach Mandanten, Volumen und Einführung
zuzüglich 19 % Umsatzsteuer

✓Zentrale Superadmin-Verwaltung
✓Mehrere Mandanten und Niederlassungen
✓Globale Vorlagen mit Firmenkopien
✓Lizenzierte Mitarbeiterlimits
✓Individuelle Einführung und Konditionen

Gruppenangebot anfragen

* Die genannten Beträge sind Einstiegspreise und Rechenwerte auf Basis von 19 % deutscher Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer wird auf den gesamten Nettorechnungsbetrag berechnet; dadurch können bei Stückpreisen Rundungsdifferenzen entstehen. Verbindliche Leistungsbeschreibung, Abrechnung und Vertragslaufzeit ergeben sich aus dem individuellen Angebot.

Häufige Fragen

Kurz geklärt.

Für Ihren konkreten Akten- und Nachweisprozess zeigen wir Ihnen die passende Konfiguration gern persönlich.

Für welche Unternehmen eignet sich eine digitale Personalakte?

KDPersonalakte richtet sich an Unternehmen mit mehreren Standorten, klar verteilten Verantwortlichkeiten und wiederkehrenden Nachweisen – insbesondere Logistik, Bau, technische Services, Pflege, Zeitarbeit sowie Filial- und Franchiseorganisationen.

Können Beschäftigte Dokumente selbst hochladen?

Ja. Beschäftigte können eigene Nachweise in ihre Personalakte hochladen, den Bearbeitungsstatus einsehen und Erinnerungen erhalten. Die späteren Prüfentscheidungen bleiben bei den dazu berechtigten Rollen.

Unterstützt KDPersonalakte das Onboarding?

Ja. Versionierte Personalfragebögen, Einladungslinks, Freigaben und konfigurierbare Checklisten begleiten den Prozess von der Datenerfassung bis zum Arbeitsantritt.

Wie werden mehrere Niederlassungen abgebildet?

Niederlassungen können mehreren Leitungen und Vertretungen zugeordnet werden. Direkte Führungskräfte bleiben parallel nutzbar, sodass Zuständigkeiten zur Organisation passen.

Was passiert bei einem ablaufenden Nachweis?

Die Regel des Dokumenttyps bestimmt Prüfintervall, Erinnerung und Eskalation. Offene Wiedervorlagen können stufenweise Beschäftigte, Führungskräfte, Administration und Management erreichen.

Wie werden sensible Personaldaten geschützt?

Private Dateiablage, rollen- und mandantenbezogene Zugriffe, verschlüsselte sensible Felder, Prüfsummen und ein Audit-Log unterstützen einen kontrollierten Umgang mit Personal- und Nachweisdaten.

Welche Exporte und Integrationen stehen bereit?

Fristen- und Vergütungsberichte lassen sich als XLSX oder CSV exportieren. Zusätzlich stehen eine geschützte REST-API und Integrationsprofile für DATEV LODAS, ATOSS Time Control und WEBFLEET.connect bereit.

Wie läuft die Einführung ab?

In einer persönlichen Demo werden Standorte, Rollen, Dokumenttypen und Eskalationswege aufgenommen. Darauf basieren die passende Konfiguration, der konkrete Leistungsumfang und das individuelle Angebot.

Machen Sie aus Personalakten einen verlässlichen Prozess.

Wir zeigen Ihnen KDPersonalakte anhand Ihrer Standorte, Rollen und wichtigsten Nachweisarten.

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Jeder Nachweis. Jede Frist. Ein klarer Status.